Une ou deux semaines de vacances après plusieurs mois de boulot non-stop, beaucoup sont surexcités à la perspective de ces congés amplement mérités au point d’en oublier le plus important. Car un départ en congé, cela se prépare, au moins 8 jours avant le jour J. Et d’un parce que cela permet de partir sereinement et de passer d’agréables vacances loin des appels professionnels incessants, et de deux parce que cela allège la reprise (vous savez dans quel état d’esprit nous sommes après des journées sous les cocotiers, à ne rien faire que nager et siroter des cocktails). Check-list des choses à faire avant de partir du bureau. Surtout, profitez bien de vos vacances.
Faire une liste de ce qu’il faut terminer avant de partir
Un bon professionnel commence toujours par faire un planning de tout ce qu’il doit faire, quelles que soient les circonstances. Même avant de partir en vacances d’été, il est important de dresser la liste des tâches qui doivent être faites, et ce le plus tôt possible (certains préparent leur congé 2 semaines à l’avance, d’autres une semaine). Autrement, vos premiers jours de vacances risquent fort de ressembler à des sprints (à boucler ce qui aurait dû être fait, comme les mails urgents à envoyer).
Commencez par énumérer vos tâches en suspens, ensuite séparez celles qui ne peuvent attendre votre retour de celles qui peuvent être traitées plus tard (dossiers, rendez-vous, mails, échanges téléphoniques). Cette liste vous permettra de déstresser complètement en ayant conscience de n’avoir rien laissé en plan. Mais surtout cela vous évitera de vous réveiller en pleine nuit, en pensant à un mail urgent qu’il aurait fallu régler avant de partir. N’oubliez pas de vérifier que vous n’avez pas planifié une réunion ou formation au moment où vous serez absent.
Profitez de cette to do list pour planifier votre semaine de retour de vacances d’été, en prenant soin de programmer les gros dossiers et les réunions pour la semaine d’après, histoire de ne pas surcharger votre esprit et de vous remettre doucement dans le rythme.
Terminer les dossiers ultras urgents
En se référant à votre planning, traitez sans tarder les dossiers très urgents à régler immédiatement, en faisant en sorte d’avoir tout fini la veille du départ du bureau. Eh oui ! Pendant ce dernier jour, essayez autant que possible de vous aérer l’esprit et de consacrer vos dernières heures à vérifier que tout est bien OK.
Bon nombre de professionnels n’hésitent pas à remettre à plus tard leurs dossiers (même les plus urgents) ou à confier leurs dossiers les plus sensibles à des stagiaires par exemple, afin de profiter de leurs vacances d’été… avant l’heure. Pourtant force est de constater que vous êtes le plus à même de traiter vos dossiers. D’abord parce que vous les connaissez par cœur, ensuite parce que vos collègues n’auront pas le temps de tout absorber (leur travail et le vôtre), surtout si vous partez pour deux, voire trois semaines de congés. Donc même si vous n’êtes plus au sommet de votre concentration, soyez professionnel jusqu’au bout.
Déléguer les dossiers importants et prioritaires
Il est évident que vous n’aurez pas le temps de tout finir avant de partir en vacances d’été. Notre conseil est de confier certains dossiers (ceux qui sont à finir avant votre départ et pendant votre absence) à une personne de confiance (un pair, un ancien…) qui possède les compétences nécessaires. Cependant, n’en demandez pas trop et gardez à l’esprit qu’il doit travailler pour deux.
Afin de faciliter la tâche de votre collaborateur, donnez-lui toutes les informations nécessaires ainsi que les consignes (les grandes lignes qui lui permettront de saisir le dossier, l’angle sous lequel vous voudriez qu’il soit abordé…).
Prévenir vos contacts réguliers de votre absence
Ceci est très important afin de ne pas ternir votre image (et celle de l’entreprise) surtout en cas de problèmes ou de questions en suspens. Ainsi vos clients, vos fournisseurs, vos partenaires… doivent être informés à temps de votre absence du bureau (cela leur permet également d’anticiper votre absence et d’agir en conséquence).
Le meilleur moyen de les informer de votre départ en vacances d’été est de leur envoyer un mail d’absence et de laisser des messages sur votre boîte vocale (restez clair, concis et sérieux), en spécifiant votre date de départ, votre date de retour, sans oublier les coordonnées de la personne à contacter en cas d’urgence. Bien entendu, prévenez cette dernière qu’il devra jouer les intérims. Si vous le souhaitez, vous pouvez laisser à ce dernier un numéro où il pourra vous joindre en cas de réelles urgences (toutefois à moins d’être médecin, et tant qu’il n’y a pas mort d’homme, tout peut attendre votre retour, aussi restez indisponible pendant ce laps de temps).
Rangez le bureau
Si vous êtes particulièrement maniaque, la pensée de votre bureau en désordre suffira à gâcher vos vacances d’été. Même pour ceux qui n’arrivent à travailler qu’au milieu d’un fouillis, ou d’un désordre organisé, ranger son bureau avant de partir en vacances d’été est recommandé, non seulement pour avoir un bureau en ordre, mais également pour partir l’esprit plus léger.
Classez vos dossiers, faites un tri, nettoyez votre bureau (y compris celui de votre ordinateur) et terminez par un petit ménage de printemps de vos tiroirs. De cette façon, votre retour au travail sera grandement facilité.
Si vous avez une plante verte, c’est le moment de le confier à une personne bienveillante pour ne pas la laisser mourir. N’oubliez pas d’apporter des petits souvenirs de vacances à la personne !
Pendant les vacances d’été
Pendant ces journées de farniente, décrochez-vous du bureau pour rétablir votre équilibre psychique et familial. N’emportez pas des dossiers dans vos valises, oubliez votre portable et désactivez votre mail professionnel. Le mot d’ordre c’est détente pour repartir de bon pied. Paris, Bordeaux, Lyon, Bruxelles… oubliez toute cette agitation et profitez de la montagne, de la plage, et de vos nouvelles découvertes !
Si vous faites partie de ces personnes qui ne peuvent s’empêcher de vérifier leurs mails professionnels, consacrez 30 minutes à 1 heure par jour pour tout regarder (n’ouvrez que les mails urgents ou ceux qui proviennent de votre intérim). Le meilleur moment pour ce petit écart professionnel reste la fin d’après-midi. Surtout, évitez de jouer les curieux le soir au risque de faire des cauchemars (ce qui n’est pas du tout conseillé pour un repos complet lors des vacances d’été… !)
