C’est indéniable ! Organiser une soirée d’entreprise n’est pas une sinécure. Il faut à tout prix considérer les moindres détails. Chaque aspect du déroulement, chaque caractéristique, chaque équipement, etc. devront être scrutés à la loupe afin d’éviter un fiasco. En effet, la réussite de votre soirée d’entreprise ne tient qu’à un fil. Ainsi, ne vous fiez pas à votre mémoire et notez tous les détails, aussi bien ceux qui semblent insignifiants que ceux qui sont les plus évidents, car vous n’avez pas droit à l’erreur. Tout de suite, découvrez tout ce qu’il ne faut surtout pas oublier pour une soirée d’entreprise.
Envoyer les invitations : mission incontournable
Ce « détail » devra en effet figurer tout en haut de votre check-list, car il s’oublie facilement. Toute son importance réside dans le fait qu’il vous permet de garder un œil sur le nombre d’invités. Mais en outre, en envoyant les invitations bien avant la date de déroulement, vous assurez un maximum de participation.
Réserver un lieu événementiel à la hauteur de la soirée d’entreprise
Parfois, lorsque nous sommes débordés, il nous arrive d’oublier les choses les plus évidentes. Certes, réserver un lieu événementiel peut nous paraître facile à retenir, mais sait-on jamais ? Il est en effet important de noter ce détail important, car vous devez garder en tête que la réservation d’un espace événementiel doit se faire le plus tôt possible. Cela, parce que les meilleurs établissements sont souvent — à juste titre — très prisés.
Réserver un traiteur et éviter un fiasco
La restauration reflète l’image de votre société. Elle est donc d’une importance cruciale. Cependant, il n’est pas rare de voir des soirées où l’organisateur a oublié de réserver un traiteur. Pour ne pas risquer de paraître ridicule devant vos collaborateurs, vos partenaires et tous vos invités, n’oubliez surtout pas de réserver un traiteur. Notez-le et réservez votre traiteur à l’avance afin de garantir la réussite de votre soirée d’entreprise.
Noter les règles de sécurité
Du début jusqu’à la fin de votre soirée, vous êtes en effet garant de la sécurité de vos invités. Si vous des employés, vos responsabilités seront d’autant plus élargies. Ainsi, vous devez noter toutes les règles de sécurité qui régiront votre soirée et vous assurer par la suite qu’elles soient toutes respectées. À noter que votre espace événementiel doit disposer d’extincteurs en cas d’incendie. Retenez également qu’aucun de vos invités ne doit être exposé à une électrocution. Vous devez aussi considérer le fait qu’aucun de vos invités n’est à l’abri d’un malaise. Assurez-vous donc d’avoir le numéro d’un médecin afin de prévoir les éventuels cas d’urgence.
Les activités : à ne pas oublier à tout prix !
Les animations et les activités tiennent un rôle prépondérant lors des soirées d’entreprise. En effet, avec des activités et des animations, vous contribuez à donner du piment et du cachet à votre évènement d’entreprise. Omettre ce détail peut avoir un impact négatif sur le bon déroulement de votre soirée. Mais également sur l’image de votre société, car vos invités ne retiendront rien de votre évènement. Pensez dès lors à engager un prestataire apte à mettre en place une animation et des activités qui sauront cadreront avec les objectifs et le thème de votre soirée d’entreprise.
Un plan B pour chaque étape de la soirée
En effet, sous chaque aspect et chaque étape du déroulement de la soirée, vous devez prévoir un plan B. Notez ces projets de remplacement selon le timing que vous aurez établi. À chaque moment clé de la soirée, prévoyez le pire des imprévus et élaborez votre plan de secours. Vous pourrez alors par la suite maîtriser le moindre revirement de situation. En agissant ainsi, vous vous portez garant de la réussite de votre évènement.
L’intérêt de lister tout ce qu’il y a à retenir
Pour conclure, nous pouvons dire qu’au-delà de toutes les étapes de l’organisation de votre soirée d’entreprise, il existe d’autres critères sur lesquels se fonde toute votre organisation : les détails. Il y en a tellement qu’il devient facile d’en oublier un. Pourtant, la moindre négligence de votre part peut conduire au désastre. Afin d’éviter les mauvaises surprises et de gérer de main de maître le déroulement de votre soirée d’entreprise, listez chaque détail et chaque moment clé de la soirée. Veillez notamment à ce que tout soit suivi à la lettre.
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