Conference Call Bird Office

Le meeting vidéo, conference call, ou téléconférence rapproche les individus en supprimant les limites géographiques. Si votre entreprise est à Paris ou Bruxelles et que vos partenaires sont à Shanghai, la conference call est pour vous ! Outil de communication (presque) parfait pour faciliter les échanges à l’International, le meeting vidéo est de plus en plus utilisé par les entreprises qui veulent gagner du temps et économiser de l’argent. Ainsi, grâce au conf call, vous ne perdez plus de temps à préparer votre voyage et vous n’avez plus besoin de prévoir des frais de déplacement, d’hébergement et de restauration. Que ce soit pour rencontrer des prospects ou s’entretenir avec des sous-traitants à l’autre bout du monde, le meeting vidéo est devenu un outil de travail indispensable.

Envoyer un rappel aux différents intervenants

Quelques jours avant la réunion virtuelle, envoyez un e-mail à tous les intervenants pour leur rappeler l’heure du rendez-vous, l’ordre du jour et les éventuels documents à préparer. Si’l y a beaucoup d’intervenants, établissez un ordre de passage et déterminez un timing pour chacun d’entre eux. N’hésitez pas à envoyer un dernier e-mail la veille du meeting vidéo.

10 intervenants maximum

Le meeting vidéo s’adresse à une assistance de taille réduite : pas plus de 10 personnes. Autrement, il est difficile de favoriser les échanges. Petite remarque : avant de commencer la réunion, vous devez inviter chaque participant à se présenter. Cela permet de créer des liens et facilite le déroulement de la réunion. Pensez également à désigner un animateur qui sera chargé de distribuer la parole.

Maîtriser la technologie

Prenez le temps de vous familiariser avec votre système de visioconférence pour ne pas être pris au dépourvu le jour de votre rendez-vous. La veille du jour J, choisissez une salle de réunion idéale et faites un test avec vos collaborateurs pour vérifier la qualité du son (volume, effet Larsen) et la luminosité. Ainsi, vous pourrez vous assurer que vous n’êtes pas en contre-jour et cela vous permettra aussi de définir l’endroit idéal pour tenir votre réunion virtuelle. Quelques minutes avant le début de la réunion, vérifiez que tout fonctionne comme il faut.

Soigner le cadre

Le champ de vision de vos interlocuteurs doit être impeccable, cela va de soi. Cela sous-entend une bonne disposition de la salle de réunion et un environnement visuel favorable, c’est-à-dire un fond dépourvu de motifs. Les couleurs vives, en particulier le rouge, sont à bannir. Certes, elles peuvent être esthétiques, mais elles risquent aussi de provoquer une fatigue visuelle.

L’avantage de tenir votre conference call dans un espace sobre est que vous êtes le centre de l’attention. Une décoration trop personnelle ou un désordre en arrière-plan pourrait perturber la concentration de vos interlocuteurs. Cependant, vous pouvez intégrer votre logo ou un kakemono en arrière-plan.

Adopter une tenue appropriée

Ce n e’st pas parce que votre auditoire se trouve à des milliers de kilomètres que vous pouvez négliger votre apparence. Soignez votre présentation comme si vous vous prépariez à rencontrer physiquement vos interlocuteurs. Renvoyer une image professionnelle est très important, surtout s’il s’agit d’un premier contact. Notez toutefois que vous pouvez vous habiller de manière plus décontractée si vous tenez une réunion avec des collaborateurs et que cette tenue s’inscrit dans les codes vestimentaires en vigueur au sein de votre entreprise.

Conseil : ne portez pas de vêtements rayés. Les rayures peuvent créer un effet d’optique dérangeant et même provoquer des maux de tête à vos interlocuteurs. Sachez aussi que le noir ne’st pas non plus recommandé.

Rester naturel devant la caméra

Tout à l’heure, nous avons vu qu’il faut porter une tenue appropriée durant la conference call : une tenue adaptée et confortable. Il est primordial que vous soyez à l’aise devant la webcam. Pensez à vous tenir droit, souriez et agissez avec prestance. Par ailleurs, ce n’est pas parce que vous êtes face à une caméra que vous devez rester immobile. Vous pouvez tout à fait varier les positions. L’important est de ne pas vous éloigner de la webcam et de ne pas faire de mouvements brusques et rapides : sur certains systèmes de visioconférence, cela peut affecter la qualité de l’image.

Bien entendu, rester naturel et décontracté ne signifie pas se comporter sans gêne. Il ne’st donc pas question de boire ou manger durant la réunion virtuelle, ni de mâcher du chewing-gum. évitez également les tics corporels. Enfin, ne faites pas deux choses en même temps (par exemple parler et consulter votre boîte de réception). Non seulement cela se verra, mais en plus, vous aurez du mal à vous concentrer.

Conseil : regardez la webcam et non l’écran de votre ordinateur. Ainsi, vous pourrez capter l’attention de vos interlocuteurs.

Inciter les participants à vous écouter

Parlez clairement et distinctement, ni trop vite ni trop lentement. N’hésitez pas à varier votre intonation pour maintenir l’intérêt des autres participants et évitez autant que possible les tics de langages (euh, voilà, ne’st-ce pas ? etc.). N’oubliez pas de faire des pauses de temps à autre pour laisser l’occasion aux autres de poser des questions ou de faire des remarques.

Par ailleurs, faites attention aux bruits parasites. Veillez à maintenir le silence total autour de vous. Pour ce faire, évitez de remuer des feuilles de papier ou de manipuler des objets près de votre micro.

Et favoriser l’interactivité

Ne monopolisez pas la parole, surtout si votre exposé dure plus de 45 minutes (au-delà, l’attention baisse). C’est le meilleur moyen de détourner l’attention de vos interlocuteurs. Faites un tour de table virtuel et distribuez la parole. Soyez également attentif, repérez les signaux qui indiquent que vos interlocuteurs s’ennuient ou s’impatientent : les bâillements, les doigts qui martèlent la table, le regard qui balaie la salle, etc. Durant ces moments, il est primordial de recentrer leur attention.

Un dernier mot

Voilà, maintenant, vous savez ce que vous devez faire pour réussir votre prochaine conference call. L’important est d’être bien vu et bien entendu alors ne sous-estimez pas la préparation et prenez soin de choisir un système de visioconférence performant et facile d’utilisation. Il existe plusieurs solutions adaptées à tous les besoins et tous les budgets. Bref, vous avez l’embarras du choix !