Préparer l’arrivée d’un nouveau collaborateur constitue la dernière étape de la procédure de recrutement. En effet cette phase d’une importance capitale lui permettra de s’intégrer vite et bien dans l’entreprise. Mais alors, comment faire pour que l’intégration se passe à merveille ? On vous dit tout.
Préparer l’arrivée d’un nouveau collaborateur : la to-do list
L’arrivée d’un nouveau collaborateur se prépare des jours à l’avance. Et pour être sûr de ne rien oublier, il est conseillé d’établir une to-do list.
Envoyer un mail de « promesse d’embauche »
Ce mail doit préciser l’intitulé du poste du nouveau collaborateur, ses missions ainsi que le nom de son supérieur hiérarchique. De même, mentionnez dans le mail les éléments clés de son contrat de travail (rémunération, avantages en nature, durée de la période d’essai). Sans oublier d’indiquer l’heure à laquelle il doit arriver le premier jour de travail.
Valider tous les détails administratifs
En retour de mail, demandez à votre nouveau collaborateur son RIB, ses diplômes et ses certificats de travail. De cette façon tout est fin prêt du côté de la banque et de la mutuelle d’entreprise avant son arrivée.
Préparer les documents d’intégration
Il s’agit du contrat de travail et du livret d’accueil. Ce dernier devra comporter des informations essentielles sur l’entreprise : ses us et coutumes, sa culture, ses valeurs…
Annoncer l’arrivée du nouveau collaborateur dans l’entreprise
Cela peut tout simplement se faire par un mailing interne ou par une réunion flash. En mettant au courant le département auquel la nouvelle recrue est rattachée de son arrivée, vous faciliterez son processus d’accueil et d’intégration. Bien entendu, vous devez également informer le reste du personnel.
Désigner un tuteur
Cette personne sera l’interlocuteur du nouveau embauché durant toute sa période d’intégration. Son rôle est de l’accompagner et le conseiller dans son travail jusqu’à ce qu’il soit autonome.
Aménager le poste de travail du nouveau collaborateur
En offrant à votre nouvelle recrue un poste de travail en adéquation avec ses fonctions, vous lui montrez du respect et donnez une bonne image de vous et de l’entreprise. Configuration de son ordinateur, préparation des diverses fournitures de bureau, badge et téléphone : tout doit être fin prêt.
Comment accueillir un nouveau collaborateur lors de son premier jour de travail
Vous vous en doutez bien. L’accueil d’un nouveau collaborateur ne se limite pas à un simple bonjour et à lui indiquer son poste de travail. Des petites attentions sont nécessaires pour que ce premier soit constructif.
L’inviter dans votre bureau pour un accueil individuel
C’est l’occasion pour vous de lui faire signer son contrat de travail et de lui remettre le livret d’accueil pour qu’il ait un aperçu global du fonctionnement de l’entreprise. De même, redéfinissez avec lui son poste et les résultats que vous attendez de lui à court et à long terme.
Concocter un pot de bienvenue
Mini-cocktail ou petit-déjeuner, c’est à vous de voir. Profitez de ce moment d’échange pour présenter le nouveau collaborateur à l’ensemble du personnel. Vous pouvez faire ce petit événement dans la salle de réunion de l’entreprise.
Faire un parcours d’intégration
Cette étape consiste à faire la visite de l’entreprise pour familiariser la nouvelle recrue à son nouvel environnement. La visite se termine au poste de travail du nouveau salarié.
Comment réussir l’intégration les prochaines semaines à venir
Pour que ce processus se solde par un succès, ne demandez pas l’impossible à votre nouveau collaborateur les prochains jours. Par ailleurs à la fin de chaque semaine, faites un petit brief avec lui et demandez-lui ses impressions. Ces petites attentions donneront une image positive de l’entreprise. Ces conseils vous permettront d’améliorer la qualité de vie au travail de tous les nouveaux collaborateurs.
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