Qui dit séminaire au soleil dit décor paradisiaque, sable blanc, mer turquoise, farniente et bien sûr soleil. Mais ne vous y méprenez pas, les réunions de travail sont également au programme. De ce fait une bonne organisation s’impose pour faire de cet évènement professionnel un moment de partage qui apporte de la valeur ajoutée à l’entreprise. Petit ou grand budget, organisez un séminaire au soleil et plongez vos collaborateurs dans un univers exceptionnel.

Comment organiser un séminaire au soleil ?

Un séminaire au soleil s’organise exactement comme un séminaire classique. Toutefois si vous décidez de vous envoler dans un pays étranger, vous devez tout préparer plusieurs mois à l’avance. La destination, l’hébergement, la restauration, les activités… tout doit être passé au peigne fin afin que cet évènement ne se transforme pas en cauchemar.

Définir les objectifs et le contenu

Posez-vous ces questions : pourquoi organiser un séminaire au soleil malgré la conjoncture ? Qu’est-ce qui motive l’organisation de ce colloque à ce moment précis ? De quoi allez-vous parler pendant le séminaire ? Si votre objectif est de remotiver votre équipe ou récompenser vos meilleurs collaborateurs par exemple, un séminaire au soleil tombe en effet à point nommé.

Établir un planning

Un planning détaillé et clair vous permettra de ne pas perdre de vue vos tâches. Faites un tableau et notez-y la liste de tout ce qu’il faut faire au jour le jour. Le respect du planning vous évitera d’être sur les brèches les derniers jours. Ou pire de rater complètement votre séminaire au soleil.

Définir le budget

Rassurez-vous, un séminaire au soleil ne signifie pas forcément gros investissement, que vous partiez à l’étranger ou restiez en France. Pour réduire les coûts de logistique vous pouvez choisir une destination au soleil en France et par exemple organiser un séminaire à Marseille.  Avec un minimum d’organisation et en vous prenant à l’avance (faire des comparaisons de prix, négocier les tarifs, etc.), vous pouvez faire quelques économies.

Trouver la destination

C’est la question cruciale. En effet le budget, le nombre de participants et l’organisation dépendent de la destination. N’oubliez pas que si vous décidez d’organiser un séminaire au soleil en dehors des frontières, vous devez accomplir quelques formalités en sus : visa des participants, devises, vaccins requis, etc.

Définir le nombre des invités

Pour réduire le budget, certains entrepreneurs limitent le nombre de participants au strict minimum. Et pourtant plus les invités sont nombreux, moins le budget à prévoir est énorme. Comment ? Tout simplement parce qu’il est possible d’organiser votre séminaire dans un hôtel, ils sont nombreux à proposer des forfaits en fonction du nombre de participants. Ce forfait inclut l’accueil, l’hébergement, la location d’une salle de séminaire si le colloque se déroule sur place, la restauration, les animations…

Définir la date

Même si le thème est accrocheur, il y a une possibilité que tous vos invités ne répondent pas présents. C’est la raison pour laquelle vous éviterez les week-ends, les vacances scolaires et les périodes de grands évènements sportifs et politiques pour l’organisation séminaire au soleil.

Trouver le lieu

Un séminaire au soleil signifie un évènement en pleine nature. Donc inutile de programmer les réunions et les débats dans une salle confinée. Sortez et organisez votre séminaire dans un parc, au bord de la mer. Autre option le walk and talk.

Trouver des animations ludiques et fédératrices

Visite de parc, randonnées, sports nautiques, balades à vélo… toutes les activités outdoor sont les bienvenues dans un séminaire au soleil. UN conseil privilégiez les activités de groupe pour renforcer la cohésion de l’équipe.

Les avantages et les inconvénients d’un séminaire au soleil

Les avantages

Un séminaire au soleil surprend et suscite l’envie et la curiosité. Si vous voulez que vos invités répondent à votre invitation, misez pour ce type d’évènement professionnel.

De plus le dépaysement et l’air frais sont connus pour leurs bienfaits contre le stress et le burnout. Et qui dit salarié heureux et en bonne santé dit entreprise compétitive.

En emmenant votre équipe dans un nouvel environnement, vous favorisez leur cohésion et stimulez leur créativité. Par ailleurs vous développez les réseaux interpersonnels. Autrement dit, il y a plus de décisions concertées et des missions partagées. Vos collaborateurs se sentiront plus impliqués dans l’entreprise.

Après un séminaire bien organisé, les collaborateurs retournent au travail frais et motivés.

Les inconvénients

Malgré ses nombreux avantages, le séminaire au soleil présente également des inconvénients :

Durant le séminaire, il faut trouver le bon équilibre. D’un côté, s’il y a trop de séances de travail, les participants s’ennuieront très vite. D’un autre côté, si les activités annexes sont trop nombreuses, ils oublieront les objectifs de ce séminaire au soleil.

Le budget peut vite grimper si vous ne vous y prenez pas suffisamment tôt

Notre conseil

Organiser un séminaire au soleil ne s’improvise pas. Pour que tout se passe sans encombre, désignez un comité d’organisation. D’ailleurs cela permettra à certains de vos collaborateurs de montrer leur savoir-faire et leur talent pour l’organisation. Autre alternative, faire appel à un professionnel de l’événementiel. Ce dernier s’occupera de tout en restant dans les limites du budget, comme trouver une destination de rêve pas cher, un lieu atypique, des activités insolites…

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