Le séminaire d’entreprise est un évènement professionnel qui a tout son intérêt dans la vie d’une société. En effet, c’est un excellent outil pour motiver ses collaborateurs, renforcer leur cohésion ou encore optimiser leur productivité. Toutefois, pour faire de cette rencontre professionnelle un véritable succès, il convient de prendre en compte plusieurs, dont la location de salle de séminaire. Effectivement, le lieu joue un rôle crucial dans le bon déroulement d’un tel évènement. Découvrez alors ce qu’il faut et ne faut pas faire pour louer une salle de séminaire.
Louer une salle de séminaire : les bons réflexes à adopter
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Se tourner vers un espace atypique pour son organisation de séminaire
Oui, pour marquer les esprits et assurer la réussite de votre évènement d’entreprise, louer un espace atypique pour un séminaire est une option des plus intéressantes. De fait, un lieu insolite est le cadre idéal pour casser la routine et booster la motivation de ses collaborateurs. D’ailleurs, si vous envisagez d’organiser des activités de team building lors de votre séminaire d’entreprise, il n’y a rien de plus approprié qu’un lieu atypique pour surprendre l’ensemble de son équipe. Aussi, pour votre prochain séminaire, osez faire la différence en le planifiant dans un château médiéval du Loir-et-Cher ou sur une péniche pour une croisière sur la Seine. Galerie d’art, loft avec terrasse, amphithéâtre…, les idées d’espaces atypiques ne manquent pas.
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Miser sur un espace événementiel équipé
S’il y a bien un point à ne pas prendre à la légère pour l’organisation de son séminaire, c’est assurément le volet équipement. Et pour cause, de mauvais matériels peuvent être source de retard ou de désagrément auprès des participants. De quoi donner un coup dur à son évènement professionnel ! Dès lors, pour se faciliter la vie le plus possible, il est vivement conseillé de privilégier une location salle de séminaire qui dispose déjà de tous les équipements sur place. Paperboard, vidéoprojecteur, écran de projection, micro, sonorisation, Wifi…, à vous de définir les matériels, dont vous avez besoin pour votre rencontre !
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Opter pour une plateforme de location de salles de séminaire en ligne
Que ce soit pour organiser un séminaire au vert, résidentiel, de formation…, choisir une plateforme en ligne pour la location de son lieu de séminaire est une excellente idée. En effet, il n’y a rien de plus pratique pour la recherche et la réservation de la salle de ses rêves. Bird Office, par exemple, propose aux entreprises un outil intuitif et particulièrement facile à utiliser.
Ce n’est donc pas étonnant si de grandes sociétés comme Google France, BNP Paribas ou Guerlain font appel aux services de cet expert pour leur location de salle. Alors, pourquoi pas vous ? -
Choisir une salle de séminaire avec option restauration
Qu’il s’agisse d’un séminaire d’une journée ou de plusieurs jours, il faut prêter une attention particulière à la restauration de ses collaborateurs. De fait, cela permet de restaurer leurs forces. Mais également de lutter efficacement contre le manque de concentration, un frein à la productivité. En outre, quoi de mieux pour leur faire plaisir et les motiver dans leur travail ! Par conséquent, il est intéressant de miser sur une salle avec restauration en option. Petit-déjeuner, pause-café, déjeuner, coffret repas, cocktail disponible sur place, livraison de plateaux-repas, les formules sont légion.
Les erreurs à éviter pour la location d’une salle de séminaire
Louer une salle de séminaire qui ne correspond pas à l’image de l’entreprise
Effectivement, organiser un séminaire dans un espace événementiel qui ne cadre pas du tout avec l’image reflétée par l’entreprise est une erreur à ne surtout pas faire. Un choix inadéquat risque tout simplement de donner une mauvaise image de la société auprès de l’équipe, pire auprès des partenaires de la structure et du grand public. C’est pourquoi il est primordial de louer une salle de séminaire à son image. C’est ce que promet d’ailleurs Bird Office.
Négliger la qualité des prestations pour rentrer dans les frais
Il peut arriver que l’organisation séminaire fasse l’objet d’une restriction budgétaire. Dans ce cas, il convient de réserver de préférence une prestation de qualité dans un espace situé à proximité de ses locaux au lieu de louer un lieu de séminaire dans une autre localité, mais dont le service laisse à désirer. De fait, il n’y aura pas de budget à prévoir pour le transport. Dans la même optique, il vaut mieux organiser un séminaire d’une journée. Et ce, afin d’éviter de gonfler le budget avec des dépenses de restauration et d’hébergement. Bref, rien de tel pour rentrer dans ses frais tout en bénéficiant d’une excellente prestation !
Choisir un lieu de séminaire difficile d’accès ou éloigné
Autre piège à éviter : programmer son séminaire d’entreprise dans un endroit difficilement accessible, éloigné ou compliqué à repérer. Mieux vaut favoriser les salles qui se situent dans des quartiers bien desservis par les transports en commun. Toutefois, d’autres critères doivent aussi entrer en jeu. À savoir :
- La présence de lieux de stationnement à proximité
- L’accessibilité des lieux aux personnes qui présentent un handicap
Ne pas tenir compte des exigences de la situation
En effet, il importe d’adapter son séminaire selon le nombre de participants, le budget alloué, la qualité ou la fonction des participants, les objectifs et la durée de cet évènement d’entreprise. Et cela, dans le but de mettre ses collaborateurs dans de bonnes dispositions pour bien attaquer cette rencontre professionnelle.
