Comme le dit si bien l’adage : les paroles s’envolent, les écrits restent. Vous le savez déjà, le compte rendu d’une réunion de travail, aussi appelé compte rendu de réunion synthétique est un support de communication interne à l’entreprise. En effet, il permet à tous les employés, présents lors de la réunion ou non, de bénéficier des mêmes informations.
Les objectifs du compte rendu de réunion
Le compte rendu de réunion est un rapport à caractère informatif qui permet de récapituler les grandes lignes d’une discussion. Ses objectifs sont :
- consigner ce qui a été dit et décidé lors de la réunion,
- partager les informations avec les personnes non présentes à cette réunion,
- acter les décisions prises et les actions à mener,
- prévoir la prochaine réunion de travail et les sujets à aborder,
- servir de document de référence en cas de contestation.
Pour être efficace, le compte rendu de réunion doit respecter certaines règles, tant sur le fond que sur la forme.
Les règles à suivre pour bien rédiger un compte rendu de réunion
La trame du compte rendu peut suivre l’ordre des points abordés lors de la réunion ou bien être réorganisée.
Structure d’un compte rendu de réunion
Les mentions obligatoires :
- objectif(s) de la réunion
- date et lieu de la rencontre
- liste des présents avec leurs noms et fonctions
- liste des absents / tierces personnes (qui n’ont pas participé mais qui sont parties prenantes dans les sujets abordés, par exemple un supérieur hiérarchique)
- les sujets abordés (avec une structuration en plusieurs parties et sous-parties)
- les actions à mener pour la prochaine réunion
- date et lieu d’une éventuelle prochaine réunion
La structure du compte rendu
Sans omission, tous les points de l’ordre du jour doivent y figurer. Nous vous proposons de structurer votre compte rendu de réunion en trois parties :
- introduction (contexte et objectif(s) de la réunion)
- développement (les différents sujets traités, organisés en parties et sous-parties)
- conclusion (résumé de la réunion, les décisions prises, les actions à mener)
Généralement, les thèmes abordés sont présentés par ordre d’importance (croissante ou décroissante).
Néanmoins, si la réunion porte sur un seul sujet, vous pouvez suivre un plan analytique.
Maîtriser la forme du compte rendu
Un bon compte rendu de réunion présente les informations de manière factuelle. Ainsi, la rédaction du rapport doit être fidèle aux discussions, c’est-à-dire sans ajout ni omission. De plus, le rédacteur ne doit pas ajouter de commentaires ou d’avis personnel. Par conséquent, il est vivement conseillé au rédacteur de ne pas employer de tournures personnelles (je ou nous) et ne pas employer d’adverbes ou d’adjectifs appréciatifs.
Seul l’essentiel des idées développées lors de la réunion doit être retranscrit, aucun besoin d’écrire toute la discussion. Par conséquent, le rédacteur devra faire le tri des informations. Evidemment, le rédacteur ne devra pas non plus exclure des idées du compte rendu car il n’y adhère pas. Il se doit d’adopter une position neutre.
De plus, il est important que le texte du compte rendu soit clair, concis et structuré. En effet, les lecteurs devront le comprendre facilement, retrouver les informations qu’ils recherchent. Enfin, cela va de soi, l’écriture doit être irréprochable, rédigé en bon français, avec une orthographe irréprochable.
Diffusez et archivez votre compte rendu
Après validation de qui de droit, votre compte rendu doit être diffusé le plus rapidement possible à toutes les personnes concernées (celles présentes lors de la réunion mais aussi aux absents et aux autres salariés concernés). Cela permettra aux participants de « valider » ce compte-rendu et de rajouter des éléments importants non mentionnés le cas échéant.
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