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Comment organiser une formation ?

Comment organiser une formation ?

organiser une formation

Une formation couronnée de succès est un événement qui a été organisé dans les moindres détails. Le lieu, les participants, les formateurs… tout est passé au crible. Voici nos 9 étapes pour bien organiser une formation.

Organiser une formation en 9 étapes

  1. Définir un objectif

    Une formation répond toujours à un besoin ou plutôt à des besoins. Quels sont-ils ? Il peut s’agir de formations pour développer le savoir-faire de ses collaborateurs, l’apprentissage d’un nouvel outil, une mise à jour des processus etc… Cette étape permet de définir le profil des participants.

  2. Définir le profil et le nombre de participants

    Comme dit plus haut, le profil des participants à la formation professionnelle dépend des objectifs. Cela peut être des ouvriers, des cadres d’un même département, des jeunes en contrat d’apprentissage…

  3. Établir un programme de la formation

    C’est une sorte de tableau de bord détaillé qui donne un aperçu du déroulement de la formation : les thèmes abordés, les prises de paroles, le temps alloué aux questions-réponses, les pauses… Organiser une formation passe par une bonne gestion de l’emploi du temps, il est conseillé de prévoir également un planning afin que chaque participant puisse savoir à quoi s’attendre. Cet article recense quelques conseils supplémentaires pour optimiser vos formations.

  4. Définir la date et l’heure

    Les dates de début et de fin de la formation (avec le déroulé de la session) doivent être stipulées dans le programme sous la forme d’un calendrier ou d’un planning.

  5. Définir le lieu

    C’est un paramètre qui joue un rôle capital dans la réussite de la formation. S’il s’agit d’une formation en interne, le choix de la salle ne pose pas de réel problème, dans la mesure où elle peut se dérouler dans la salle de réunion de l’entreprise. À condition bien entendu qu’elle dispose des équipements nécessaires au bon déroulement de la formation : vidéoprojecteur, paperboard, connexion Wifi haut débit, mobiliers adaptés… En revanche, pour organiser une formation extérieure à l’entreprise, pensez à quitter les locaux et privilégier une salle de formation inspirante, propice à la concentration et la productivité. Pourquoi ne pas choisir un lieu atypique pour faire sortir vos participants de leur espace habituel et ainsi stimuler leur envie d’apprendre ? 

  6. Chercher un ou des formateurs

    Pour une formation en interne, les formateurs sont souvent des salariés de l’entreprise. Outre leurs qualifications et leurs compétences, il faut tenir compte de leurs aptitudes pédagogiques (s’assurer qu’ils ont suivi une formation de formateurs). Dans le cas de l’organisation d’une formation de plus grande envergure, telle un séminaire de formation par exemple, le choix de plusieurs formateurs, possiblement externe à l’entreprise, est primordial. 

  7. Définir le budget

    Le budget peut être défini en amont ou en aval de toutes les étapes de l’organisation. S’il est déterminé à l’avance, cela permet de fixer une limite aux coûts de la formation professionnelle. Toutefois, sachez que faire appel aux services d’un professionnel comme Bird Office peut vous fait économiser sur le coût de la formation tout en bénéficiant d’une prestation à la hauteur de vos attentes. 

  8. Informer les salariés de la formation

    Via tous les canaux de communication : réseaux sociaux, mails, affiches… et ce quelques jours avant le jour J (au moins une semaine) pour donner aux participants le temps de se préparer.

  9. Préparer un dispositif de suivi et d’évaluation

    Ces dispositifs permettent de savoir si l’objectif de la formation a été atteint : fiches de présence, fiches d’évaluation, rapports, comptes-rendus, mise en situation, entretien… À la fin de la formation, une attestation ou un diplôme peut être remis aux participants.

Et après ?

Après, il est nécessaire de faire un bilan de la formation :

  • Remercier les participants et les formateurs
  • Demander un retour des participants
  • Informer les participants de l’issue de la formation

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