Que ce soit à distance ou en présentiel, la réunion fait partie du quotidien de toute entreprise. Pour avancer sur des projets communs, partager des informations importantes, brainstormer sur une nouvelle idée, échanger entre différents services… les cadres supérieurs passent en moyenne 4 heures par semaine en réunion (selon un sondage Ifop publié en 2018). Mieux vaut donc qu’elles soient productives !
Et pour rendre certaines de ces réunions plus efficaces (et/ou parce que les contraintes sanitaires vous obligent à ce jour à ne pas rassembler plus de 10 personnes), le Small Meeting, ou la petite réunion, est la solution idéale.
Voici quelques conseils pour vous aider à l’organiser.
#1 Définir l’ordre du jour avec la méthode TOPP
Piloter une réunion, c’est avant tout assurer à votre équipe un cadre, une organisation et des expertises utiles à la prise de décision. La méthode TOPP vous guide pour définir en amont votre réunion :
- Le Thème pour cadrer la prise de décision et les espaces de solutions.
- L’Objectif qui indique les attentes en termes de résultats.
- Le Plan qui donne les grandes étapes du processus décisionnel.
- Les Participants qui met en commun leurs expertises.
#2 Inviter uniquement les collaborateurs nécessaires à la réunion
Tout le monde pourrait avoir son mot à dire sur beaucoup de sujets dans une entreprise, mais pour que la réunion soit réellement efficace, il faut limiter les invitations aux principaux décideurs.
Au lieu d’inviter des participants sans droit de vote, encouragez les participants clés à échanger avec les collaborateurs non invités, avant de venir à la réunion.
#3 Choisir la date et le lieu idéal
Bien évidemment, vos participants doivent tous être disponibles à la date que vous leur communiquez (vous pouvez proposer au départ plusieurs dates pour trouver le créneau qui arrange tout le monde).
En adéquation avec le sujet et l’objectif de votre réunion, vous choisissez également un lieu pour rassembler vos collaborateurs. Qu’il soit atypique, fonctionnel, à deux pas de vos bureaux, proche d’une gare, vous trouverez votre salle de réunion parfaite sur notre plateforme.
#4 Pendant la réunion, calibrer et gérer le temps de la réunion
Un des rôles principaux de l’animateur est d’éviter les facteurs comportementaux responsables de l’inefficacité d’une réunion, à savoir : l’utilisation des smartphones, le manque d’écoute, la parole coupée, les retardataires ou encore la prise de parole trop longue et non constructive pour la réunion.
Pour ce dernier point, le plus difficile à maîtriser (même en petit comité), l’animateur doit veiller à ce que chaque participant dispose du même temps de parole en gérant les interventions de chacun, pour assurer le suivi de l’ordre du jour et atteindre l’objectif de la réunion.
#5 Conclure et rédiger le compte rendu de réunion
Assurez-vous que les messages clés sont bien passés pendant la réunion et que votre objectif visé est bien atteint. Résumer les points essentiels et récapituler la décision finale prise, est un moyen indéniable de s’assurer que tous les participants sont bien d’accord avec ce qui a été convenu.
Si l’ordre du jour correctement suivi et la discussion était suffisamment claire, vous pouvez entamer la phase finale de votre réunion : la conclusion.
A ce moment là, vous résumez les décisions prises et vous prévoyez les prochaines étapes.
Enfin, vous rédigez le compte rendu de votre réunion que vous enverrez aux participants et aux collaborateurs non-présents mais concernés par les décisions prises.
Bird Office est ravi de vous accompagner pour tous vos événements en présentiel.
Nous vous attendons avec impatience ! Vous pouvez, dors-et-déjà nous partager votre brief/cahier des charges pour votre prochain événement. Notre équipe d’experts en événementiel vous recontactera au plus vite.
