La crise sanitaire que nous vivons depuis maintenant quelques mois a entraîné et entraîne encore des changements importants dans nos usages et méthodes de travail. Depuis quelques semaines, le confinement est rétabli et le télétravail plus que jamais recommandé. Les entreprises doivent ainsi mettre en place des solutions pour faire perdurer la collaboration et la bonne communication entre les équipes. Afin de répondre à ce besoin, les événements physiques se sont transformés en événements virtuels. Les conférences rassemblant ainsi plusieurs centaines de participants sur un même lieu physique ont dû évoluer en conférences digitales 100% interactives. Mais en quoi consiste ces conférences 2.0, comment les organiser et que changent-elles ?
Dans la poursuite de notre développement, nous avons lancé une nouvelle offre et proposons des événements virtuels à forte valeur ajoutée, afin de vous aider à maintenir et développer la cohésion de vos équipes à distance. Nous vous accompagnons dans l’organisation d’événements digitaux et identifions des thématiques d’activités interactives adaptées à vos objectifs et à vos besoins ! Pour en savoir plus, cliquez-ici.
EN QUOI CONSISTE LES CONFERENCES INTERACTIVES ?
Les mutations du monde du travail, accélérées par la crise sanitaire, concernent non seulement la multiplication des lieux de travail mais aussi la manière dont nous allons travailler, incluant de plus en plus le digital comme outil et medium pour l’événementiel. Les conférences d’aujourd’hui ne ressemblent plus à celles d’hier et seront sûrement très différentes de celles de demain.
En effet, avec la deuxième vague de confinement, le travail à distance se généralise de plus en plus, ce qui implique de nouveaux enjeux qu’il faut prendre en compte pour se réunir et collaborer : quotas du nombre de personnes au sein d’un même lieu, distanciation sociale, etc.
Les conférences virtuelles vous permettront, par exemple, de pallier cette distanciation physique obligatoire tout en permettant aux participants d’échanger via les outils de chat. Ces sessions interactives offrent ainsi, tout comme les conférences physiques, la possibilité de discuter, de poser des questions, d’interagir avec les organisateurs et les intervenants de la conférence et entre participants. Avec les conférences interactives, on rentre dans l’ère des événements participatifs et innovants !
QUELS SONT LES AVANTAGES DES CONFERENCES INTERACTIVES ?
Nous vous partageons ci-dessous trois principaux bénéfices des conférences virtuelles :
La sécurité des participants :
Les participants étant chez eux ou au sein d’un espace labellisé Anti-Covid par exemple et les organisateurs étant également à leur domicile ou rassemblés dans un studio permettant de retransmettre la conférence, les mesures sanitaires sont contrôlées et respectées.
Des échanges au-delà des frontières :
Plus de contraintes géographiques, vous pourrez animer vos conférences, d’où vous voulez et à des invités répartis dans les quatre coins du monde. Pour cela, un ordinateur ou un smartphone et une bonne connexion internet suffisent !
Avec l’aide des technologies de réalité virtuelle ou de réalité augmentée, il est possible de présenter une conférence en temps réel dans laquelle les intervenants sont présents sur une scène et peuvent également interagir dans le monde virtuel en même temps. Ainsi, le monde réel et le monde virtuel ne font plus qu’un.
La RSE et le développement durable :
Avec les conférences interactives, l’empreinte carbone est plus faible car les participants et les organisateurs ne se déplacent pas.
Ne faisant pas appel à un traiteur et tout se faisant online, il n’y a pas de gâchis alimentaire ni de surplus en déchets.
ORGANISER UNE CONFERENCE INTERACTIVE NE S’IMPROVISE PAS !
Si les conférences interactives dites ‘normales’ demandent une organisation de main de maître (choix du thème, choix du lieu si intervention depuis un studio, choix des intervenants, timing, logistique …), l’organisation des vos conférences interactives virtuelles demande une attention particulière pour les rendre dynamiques et attractives.
QUELQUES TIPS POUR ORGANISER AU MIEUX VOS CONFERENCES INTERACTIVES :
Choix du thème et objectif :
La définition du thème est un choix stratégique important pour attirer l’attention de vos cibles et leur donner envie de participer à la conférence. Pour faire le bon choix, il est nécessaire de définir les objectifs de la conférence en amont (objectif business, de notoriété, d’image de marque …).
Choix d’outil performants :
L’expérience utilisateur et la qualité du moment que vos invités passeront avec vous lors de vos conférences ne sont pas à négliger. Il est donc important de choisir un outil performant pour organiser et diffuser votre conférence. Pour réaliser une conférence virtuelle, travailler dans les moindres détails, veuillez veiller aux critères suivants : capacités maximum d’accueil des participants sur l’outil de diffusion, qualité du contenu diffusé, tenue professionnelle et fonds adaptés pour les intervenants… Pour anticiper les moindres problèmes techniques, réalisez des tests en amont pour régler les possibles problèmes techniques.
Un bon intervenant de conférence :
Attirer et garder l’attention des vos interlocuteurs via visioconférence n’est pas toujours simple. Montrez vous original, créatif et timer votre intervention afin de ne pas rendre la conférence trop longue et perdre votre auditoire. Votre support de conférence a un rôle important dans l’animation de votre conférence. Soignez-le et rendez-le ludique !
Favorisez l’échange :
Pour ne pas être interrompu lors de votre présentation et surtout favoriser l’échange et le partage, annoncez que vous ferez une séance de questions/réponses à la fin de votre conférence.
L’après conférence :
Afin que chaque participant garde en mémoire ce qui a été évoqué, n’hésitez pas à leur transférer le support que vous avez diffusé. Faites perdurer l’expérience en communiquant dessus sur vos réseaux sociaux.
Découvrez d’autres conseils pour préparer vos visioconférences et ne rien n’oublier !
BIRD OFFICE EST RAVI DE VOUS ACCOMPAGNER DANS L’ORGANISATION DE TOUS VOS ÉVÉNEMENTS VIRTUELS
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