Les réunions virtuelles peuvent être plus efficaces que les réunions traditionnelles. Vos collaborateurs n’ont pas besoin de se déplacer dans une salle de réunion. Les messes basses ne sont plus possibles. La personne qui anime la réunion virtuelle se doit d’être dynamique, assurée et organisée. Sinon, les participant·e·s pourraient avoir envie de colorier. Et on ne dit pas cela parce que la journée internationale du coloriage a lieu demain… Au lieu de sortir votre cahier de coloriage et vos crayons de couleur, rendez vos réunions virtuelles plus utiles ! Mais avant cela, zoomons sur un phénomène très récent : la visionite.
Qu’est-ce que la visionite : un variant de la réunionite ?
Connaissez-vous la réunionite ? Mais si, vous savez, la maladie qu’ont ces personnes qui organisent des réunions sans cesse ? En règle générale, les objectifs et les étapes des réunions ne sont pas évoqués en début de meeting. Et ces personnes sont très douées pour faire durer longtemps des réunions déjà ennuyantes. D’ailleurs, elles ne donnent pas d’indication sur la durée de la réunion. Les participant·e·s ne savent donc pas s’ils·elles en ont pour 10 minutes ou 2 heures et 10 minutes… Ça y est, vous voyez de qui on veut parler ?
En télétravail, ces mêmes personnes développent une nouvelle maladie : la visionite. Les symptômes sont similaires mais les conséquences sur la productivité des employé·e·s sont bien pires !
Quelles sont les conséquences de la visionite aiguë sur la productivité des employé·e·s ?
Quand les participant·e·s ne savent pas à quoi s’attendre, ils préfèrent s’attendre au pire. Et parfois, ils·elles ont raison. Selon une étude menée par le cabinet Perfony, 44% des cadres utilisent leur téléphone portable en réunion et 57% traitent leurs courriels parce que leur boss est atteint de visionite aiguë. Et finalement, 32% des cadres interrogés avouent s’être déjà endormis en plein milieu d’une réunion…
Et vous, c’est quoi votre truc quand une réunion s’éternise, plutôt micro sieste ou coloriage ?
Quelle que soit votre occupation favorite lors d’une réunion improductive, vous devriez être à 100% à ce que vous êtes. C’est ainsi que vous maximisez votre productivité en télétravail.
Les conséquences de la visionite aiguë sur la productivité des employé·e·s sont les suivants :
- épuisement des employé·e·s : des réunions inutiles sollicitent leur attention ;
- baisse de productivité : à cause des interruptions fréquentes, le rythme de travail des employé·e·s est impacté et ils·elles ont du mal à se remotiver après la réunion ;
- décrochage : les employé·e·s ont accès à beaucoup de distractions à la maison. Ils·elles peuvent donc changer d’onglet en un clic pour s’occuper autrement.
Bref, la visionite aiguë est un fléau contre-productif qui dessert à la fois les employé·e·s et les manager·euse·s. Découvrez comment rendre vos réunions virtuelles toujours plus utiles !
Comment rendre ses réunions virtuelles plus utiles ?
Pour lutter contre la propagation de la visionite, nous vous proposons un plan d’action en trois étapes. Car pour rendre vos réunions virtuelles toujours plus utiles, vous devrez penser à l’avant, au pendant et à l’après-réunion.
Que faire avant le début d’une réunion virtuelle ?
1. Choisir un outil de visioconférence performant
Choisissez un outil de visioconférence performant de manière à impliquer les participant·e·s dans la réunion. La vidéo permettra à vos employé·e·s de voir les émotions et réactions de chacun·e·s. Ainsi, votre réunion virtuelle sera plus humaine et plus attractive !
Sans vidéo, vous ne saurez jamais comment interpréter un silence. Vos collègues sont-ils choqués ? Tout le monde est en train de dormir ou de colorier ? Ou bien sont-ils tous·toutes d’accord avec vous ? Seules les images vous le diront clairement.
De plus, de nombreux outils de visioconférence peuvent vous aider à rendre vos réunions virtuelles plus utiles :
- Google Meets ;
- Skype ;
- Zoom ;
- Live Webinar ;
- Go To Meetings…
2. Limiter le nombre de participant·e·s et la durée de la réunion virtuelle
Les outils de visioconférence sont de plus en plus performants. Microsoft Teams, par exemple, peut accueillir jusqu’à 1000 personnes en instantanée sur sa plateforme ! C’est énorme. Mais pour qu’une réunion d’équipe à distance soit réellement productive, attention au nombre de participant·e·s !
Pour éviter la cacophonie, privilégiez les réunions en petits groupes et les entretiens en face-to-face. Ce faisant, les employé·e·s pourront se voir, échanger, parler au moins une fois par réunion et se sentir réellement concerné·e·s.
3. Préparer un ordre du jour de manière collaborative et partager la version finale
Pour que vos employé·e·s vivent la réunion à fond, ils·elles doivent participer à l’élaboration de l’ordre du jour. Sinon, ils·elles pourraient vite se transformer en élèves de CM2 à qui on récite un texte au lieu de l’expliciter.
Ne gaspillez pas votre temps : partagez un document sur lequel chacun·e·s peut ajouter des questions et/ou des commentaires. Ainsi, les sujets abordés lors de cette réunion prendront tout leur sens et vous pourriez même vous rendre compte que certains points ne sont pas forcément nécessaires. Enfin, pensez à partager l’ordre du jour final à tous vos collègues !
Comment assurer pendant une réunion à distance ?
Passons à la réunion en elle-même… Parce que l’avant et l’après c’est cool, mais pour rendre vos réunions virtuelles plus utiles, focalisez-vous sur ce qui compte vraiment : le pendant ! Oh et un rappel plus qu’évident : optez pour un fond neutre dans un lieu lumineux.
1. Évoquer les règles de fonctionnement de la visioconférence et l’ordre du jour en début de réunion virtuelle
Avant de rentrer dans le vif du sujet, évoquez les règles de fonctionnement de votre réunion. Si vous souhaitez faire participer vos collaborateur·rice·s, rappelez-leur qu’ils·elles peuvent participer à tout moment. Vous pouvez aussi les responsabiliser en désignant un timekeeper et un secrétaire. Ce dernier sera chargé de la rédaction d’un bon compte-rendu de réunion. Enfin, rappelez le temps nécessaire au déroulé de la réunion virtuelle.
2. Partager son écran pour une réunion à distance plus collaborative
Vous avez un document à présenter ? Une présentation PowerPoint ? Une application ? Pour une réunion ou une formation à distance réussie, partagez votre écran aux participant·e·s. De cette manière, vos employé·e·s auront comme l’impression d’être chez vous, avec vous !
En outre, le partage d’écran rendra votre réunion plus attractive, plus concrète et plus limpide. Attention cependant à fermer vos onglets ouverts et à désactiver les notifications qui pourraient venir interférer avec vos explications.
3. Donnez du temps à chaque personne pour poser ses questions et donner ses feedbacks
Si vous avez bien sélectionné chaque participant·e·s, ils·elles devraient tous·toutes avoir un mot à dire. À la fin de votre réunion en ligne, faites un “tour de table” pour obtenir les points de vue des membres de l’équipe.
Et si vos collaborateur·rice·s ont la langue dans leur poche, demandez-leur de préparer :
- Une question ;
- Un problème qui les préoccupe ;
- Ou un axe d’amélioration sur un produit ou un projet.
Puis, donnez-leur la parole pendant 5 minutes. Laissez ensuite les autres participant·e·s répondre et suggérer leurs idées. De cette façon, chacun·e·s aura la possibilité de communiquer avec le reste de l’équipe. Cela est très important, surtout à distance.
L’après-réunion, ça se prépare aussi !
Enfin, nos derniers conseils porteront sur l’après-réunion. Récapitulez les points abordés et les progrès effectués. Cela rappellera à tous, et à vous en premier que cette réunion à distance était bel et bien nécessaire. Puis, n’oubliez pas de demander au secrétaire de partager son compte-rendu. De cette manière, tout le monde pourra se référer à une trace écrite dès que besoin.
Des sujets sont passés à la trappe ? Reportez-les à l’ordre du jour de la prochaine réunion ! Des points étaient en trop ? Ne les abordez plus à l’avenir ! Des problèmes techniques ont rendu votre réunion pénible ou trop lente ? Rapprochez-vous de votre équipe tech’ pour que cela ne se reproduise plus !
Enfin, n’hésitez pas à demander des feedbacks à vos collègues pour rendre vos prochaines réunions virtuelles encore plus utiles.
Les réunions virtuelles sont des moments de convivialité dont il ne faut pas abuser !
Certes, la distance rend les incompréhensions et les quiproquos plus fréquents. Mais cela n’est pas une raison pour développer une visionite aiguë et abuser des bonnes choses. Préparez toutes vos réunions virtuelles avec minutie et vos employé·e·s seront heureux·euse·s d’y participer. Et s’ils·elles aiment cela, proposez-leur de se retrouver à distance pour faire des jeux et des activités de team building.
Bird Office organise vos réunions et événements à distance
Chez Bird Office, nous sommes des spécialistes des réunions et des team building. Nous en faisons souvent mais n’avons pas de réunionite pour autant. Alors, laissez-nous organiser vos prochains événements d’entreprise. Vous ne serez pas déçu·e·s du voyage !
