Jean-Michel vous invite à une réunion sans objectif clair, rassemblant des personnes qui ne savent pas pourquoi elles sont là, autour d’un sujet encore obscur ? Si vous avez sans doute déjà assisté à une réunion qui ne sert à rien, c’est que vous en avez probablement déjà organisé une (😱“Kewa ? – Eh oui…”). En effet, la réunionite aiguë est une maladie très répandue dans les entreprises. Pour la combattre les Birds, experts en organisation de réunion, vous proposent d’en diagnostiquer les symptômes et de travailler avec de nouvelles méthodes d’animation de réunion pour les rendre plus efficaces.

Symptômes et définition de la réunionite aiguë

• Il n’y a pas d’objectif clair permettant à chacun de savoir à quoi sert cette réunion ;
• Les participants sont convoqués mais sans savoir s’ils doivent prendre la parole ou ce sur quoi ils doivent intervenir ;
• Il n’y a pas d’ordre du jour établi pour savoir quels échanges vont avoir lieu, sur quels sujets et quelles décisions doivent être prises (lisez nos conseils pour réaliser un ordre du jour) ;
• Il y a bien un horaire de début mais pas d’horaire de fin de réunion ;
• Les invités sont victimes du mindless acceptance syndrome (MAS)… En effet, si être petit oiseau, c’est la faute à Rousseau, accepter des réunions inutiles, c’est la faute au syndrome d’acceptation automatique (SAA) ! David Grady nous enseigne dans sa conférence TED que le MAS c’est un moment d’inattention lors duquel vous répondrez « oui » à une réunion alors que l’objet et votre rôle ne sont pas très clairs…

Ces réunions correspondent souvent à des points mensuels ou hebdomadaires, autour d’un chantier ou d’un projet nécessitant un suivi régulier mais qu’il est indispensable de cadrer. Cela peut également provenir d’un manque d’organisation dans la préparation ou l’animation de la rencontre et qui en fait malheureusement une réunion inutile. La collaboration excessive qu’un manager peut attribuer à son équipe et le fait de trop déléguer sans prendre de décision peut tout aussi bien provoquer ces moments inefficaces. Bref, tout autant de raisons pour certaines même louables, certes, mais qui ont des conséquences certaines en termes de coûts et de baisse de la productivité qu’il faut absolument remédier.

Méthodes et outils pour des réunions efficaces

Le traitement que tous les Dr House spécialisés dans l’organisation de réunion auraient prescrit en cas de réunionite aiguë est assez simple à mettre en place (est-ce qu’on part loin dans le jargon médical ? Peut-être… 😝) ; certaines clés d’organisation vous permettront d’organiser et d’animer des réunions efficaces ! Voici ci-dessous le “traitement” préconisé : 

Le plan de réunion

Oui, le plan de réunion peut paraître évident mais il n’est pas systématique. Et pourtant… Il résoudrait bien des soucis de réunionite ! Commencer par établir un plan de réunion permet à son organisateur de n’oublier aucun détail. Il est décrit en 8 étapes distinctes qui donnent à chacun toutes les informations utiles lui permettant de jauger si sa présence est indispensable, ou non :

• Établir l’ordre du jour
• Identifier et convoquer les participants
• Déterminer la date de la réunion
• Inviter les participants
• Préparer l’intervention / l’animation
• Rédiger et envoyer le compte-rendu
• Envoyer le questionnaire de satisfaction

Un outil particulièrement efficace et simple à mettre en place pour tous types de réunions !

La réunion avec matrice de décision

Nous vous proposons ici un mélange subtil entre méthodologie de travail collaborative et outil de prise de décision. En effet, la réunion avec matrice de décision permet de cadrer davantage votre rencontre professionnelle mais aussi et surtout de récolter l’adhésion de tous les participants sur la meilleure option à retenir parmi différents choix possibles, après avoir soulevé et éclairci toutes problématiques.

La réunion TOP 5 ou Briefing

Pour pallier les réunions récurrentes qui ne servent à rien, vous avez la possibilité d’organiser régulièrement des réunions TOP 5, aussi appelées des briefing c’est-à-dire des réunions  qui durent quelques minutes pour faire un point rapide sur le projet. L’acronyme TOP 5 signifie Thème / Objectif / Plan en 5 étapes animées. Court, clair et concis. En général, ils ont lieu en début de journée pour motiver les troupes et définir les “to do list”.

C’est une méthode de travail qui a notamment fait ses preuves depuis plusieurs années dans des agences web en gestion de projets qui fonctionnent en agilité.

La salle de réunion idéale pour une meilleure productivité

Selon une étude de Wisembly et l’IFOP, l’attention des participants lors d’une réunion s’amenuise après 52 minutes ; certains n’hésitent d’ailleurs pas à travailler sur d’autres tâches comme le traitement de leurs emails… Eh bien, louer un espace de travail adéquat en fonction de votre rencontre peut contribuer à améliorer l’efficacité de votre réunion. En effet, sortir des locaux de votre entreprise vous accorde la neutralité d’un nouvel espace de travail ainsi qu’un local adapté à l’ensemble de vos besoins en fonction du type de réunion que vous souhaitez organiser.

En France et en Europe, des milliers de salles de réunion sont disponibles à la location. Vous pouvez réserver une salle créative dans un espace de coworking, une grande salle de réunion dans l’hôtel où vous séjournez lors d’un séminaire ou encore dans une salle de réunion parfaitement équipée pour accueillir des événements hybrides. Tout est possible !

Vous pourrez constater qu’il existe différents remèdes à la réunionite aiguë en entreprise. A vous de trouver celui qui sera le plus adapté à votre entreprise.

BIRD OFFICE SERA RAVI DE TROUVER L’ENDROIT PARFAIT POUR VOUS !

Besoin de conseils pour bien choisir votre salle de réunion ? Quel que soit le lieu que vous recherchez, nous trouverons pour vous la salle de réunion adéquate et vous bénéficierez d’un service complet et personnalisé.