Pour obtenir le succès attendu, un évènement professionnel ne doit pas être organisé à la légère. Si pour certains, organiser ce genre d’évènement constitue un véritable jeu d’enfants, pour d’autres, en revanche, il s’apparente à un vrai casse-tête chinois. Mais peu importe la difficulté, certains critères doivent être pris en compte pour un évènement d’entreprise réussi. En effet, il diffère suivant les circonstances. Nombre de participants, météo, acteurs, enjeux…, l’évènement doit être adapté à chaque situation.
Un évènement adapté aux enjeux
Bien que tout évènement professionnel contribue à l’amélioration de l’image d’une entreprise, ses enjeux ne sont pas toujours les mêmes. Et pour cause, ils varient en fonction de la nature de la manifestation. Aussi, est-ce un évènement corporate ou un évènement grand public ? Son but est-il de former vos collaborateurs ? De les motiver, les rapprocher ou les remercier ? De lancer un nouveau produit ? De trouver de nouveaux partenaires ?
Il va sans dire que l’objet d’une rencontre professionnelle vous permet de déterminer le public cible et les messages à véhiculer. De même, il vous donne la possibilité de définir la capacité de la salle qui va l’accueillir. En outre, pour éviter les faux pas et assurer la réussite de votre évènement, le choix du lieu est très important. Effectivement, un évènement professionnel qui se déroule dans un endroit inapproprié impacte négativement sur la notoriété de l’entreprise. Ainsi, pensez à l’organiser au bon endroit : une présentation de produit dans un showroom, une convention ou un congrès dans une salle de conférence…
Qui sont les acteurs de votre évènement professionnel ?
Eh oui, les acteurs peuvent différer selon que votre évènement professionnel est un évènement corporate ou bien grand public. Clients, partenaires, collaborateurs en interne, cadres dirigeants, la manifestation doit évidemment tenir compte du public visé. Les messages à diffuser, l’endroit et la thématique en dépendent.
Par ailleurs, ces différents acteurs n’ont pas du tout les mêmes exigences et les mêmes attentes. Le cadre doit, bien sûr, convenir au standing de votre assistance. De ce fait, si le public est essentiellement composé de hauts cadres dirigeants ou de clients grands compte, ne faudrait-il pas mieux se tourner vers un lieu insolite. Il n’y a rien de plus efficace pour améliorer l’image de marque de votre entreprise.
Combien de participants votre évènement va-t-il compter ?
Comment choisir les personnes à inviter pour votre évènement professionnel ? Quels que soient les enjeux d’un évènement professionnel, connaître le nombre de participants est absolument crucial. Et pour cause, le choix du lieu en dépend. Qui plus est, ce critère permet de fixer le coût des prestations (réservation, restauration, animation, hébergement, décoration). Imaginez une salle à moitié pleine ou un lieu où les participants peinent à circuler et à se déplacer. Imaginez également le manque de nourriture ou au contraire le gâchis si vous ne définissez pas à l’avance le nombre de participants. Et maintenant, imaginez l’impact sur l’image de votre entreprise.
Quel lieu faut-il choisir alors ?
Il n’y a pas à dire, le nombre de participants invités ou attendus vous permettra de déterminer la capacité du lieu à réserver. En effet, pour une simple réunion corporate d’une dizaine de personnes, une salle de réunion propice à la concentration et à l’échange est l’idéal. Une salle dans un hôtel, équipée et confortable, ou un petit loft situé en centre-ville donnera un caractère convivial et intimiste à l’évènement. Pour un séminaire d’une centaine de personnes par contre, il faut envisager un lieu beaucoup plus grand, mais qui peut favoriser une bonne ambiance de travail. Pourquoi pas une salle dédiée dans un grand consortium ou un amphithéâtre ?
Et pour la restauration ?
S’il y a beaucoup de convives, organiser un cocktail ou un walking dinner voire un buffet feront parfaitement l’affaire. D’ailleurs, c’est plus convivial. Les invités pourront échanger librement et aller d’un groupe à l’autre sans difficulté.
En revanche, s’il y a peu de participants, le dîner assis est la formule la plus adaptée. Pensez à regrouper à une même table les convives qui ont les mêmes intérêts. Cela aura un impact positif sur l’issue de la soirée.
L’animation : faites le bon choix
Vous en conviendrez, l’animation n’est pas la même selon qu’il s’agisse d’un team building ou d’un anniversaire d’entreprise par exemple. Pour le premier, il est de rigueur de choisir des activités à l’extérieur : sport extrême, jeu de rôle… Pour le second, les activités peuvent aussi bien se dérouler à l’intérieur qu’à l’extérieur : caricature, danse exotique… le choix vous appartient. Dans les deux cas, faites preuve d’originalité.
Quid de l’intervenant ?
Une fois que vous avez identifié le public cible de votre évènement professionnel, le choix de l’intervenant est tout aussi primordial. Bien entendu, il varie en fonction du public visé.
Pour un évènement à destination des clients
Si votre manifestation professionnelle cible les clients, il faut privilégier une personne de la société. En effet, quoi de mieux pour représenter l’entreprise lors d’un évènement grand public qu’un de ses meilleurs collaborateurs ! Cela va de soi qu’il devra être en mesure de faire participer le public. Il faut noter que prévoir un intervenant de secours est conseillé pour éviter les mauvaises surprises.
Pour un event corporate
Pour un évènement professionnel en interne, l’intervention d’une personne extérieure à l’entreprise est vivement préconisée. Colloque, convention, séminaire… préférez une personnalité reconnue. Elle ajoutera à coup sûr une touche originale et inédite à votre rencontre professionnelle. Rien de tel donc pour accroître la perspective des collaborateurs et leur efficacité !
Il faut savoir que le dirigeant de l’entreprise invite le plus souvent un de ses homologues, en tant qu’intervenant, lors d’un évènement. Le manager d’une autre société ne manquera effectivement pas d’apporter un regard extérieur à l’organisation interne de l’entreprise. Les cadres seront tout de suite intéressés et participeront activement à l’évènement. D’autant plus que solliciter ces personnalités est beaucoup moins onéreux que de faire appel à un guest-speaker réputé.
Et la météo dans tout ça ?
On n’y pense pas toujours, mais oui, la météo joue aussi un rôle fondamental dans la réussite de votre évènement, notamment s’il se déroule en extérieur. Manifestement, les contraintes météorologiques (vent, soleil, pluie) constituent des obstacles au bon déroulement d’une manifestation en plein air. Dans ce cas, la date de la rencontre doit être bien choisie. Ainsi, n’oubliez pas de consulter la météo et demandez-vous si des chapiteaux sont à prévoir en cas de mauvais temps. Un plan B serait également le bienvenu (la possibilité d’effectuer une activité en intérieur par exemple). Bref, l’anticipation est de mise !
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