Comment bien choisir sa salle de formation ?

Vos locaux sont trop exigus pour y tenir une formation ? Votre formateur ne se déplace pas jusqu’à Toulouse ? Vous ne disposez pas d’une salle de formation informatique adéquate ? Vous n’y couperez pas, vous devrez passer par une location de salle de formation. Mais comment la choisir ?

À vrai dire, il ne s’agit pas d’une mauvaise chose : évoluer dans un environnement étranger permettra de stimuler les participants à votre formation, de les rendre plus alertes en les sortant de leur zone de confort. Rien que par ce fait, une location de salle de formation pourrait bien compenser son coût ainsi que les pertes de temps engendrées par les déplacements. Mais dès que vous avez déterminé que la meilleure option est la location d’une salle de formation à Paris ou à Aix-en-Provence, comment la sélectionner ? Pour ne pas vous tromper, posez-vous ces 7 questions avant de choisir une salle de formation.

1. Les équipements sont-ils à la hauteur ?

En fonction de la nature de votre formation, votre location de salle devra offrir toute une série d’équipements de base comme un vidéoprojecteur, un écran, des ordinateurs, une connexion Internet haut débit, un accès Wifi, un tableau blanc, etc. Veillez donc à ce que les salles de formation sur lesquelles vous lorgnez disposent de tous ces équipements techniques indispensables et qu’ils satisfont vos exigences. Il n’y a rien de pire que se rendre compte, quelques heures avant le début, que la configuration des PC mis à disposition pour votre formation informatique n’est pas suffisante pour faire tourner le programme indispensable à sa conduite.

2. Les conditions de travail sont-elles idéales ?

Mais cette analyse n’est pas confinée au matériel fourni par le prestataire. La salle de formation dispose-t-elle de la climatisation ? Si votre session de training a lieu en plein mois d’août à Marseille, ou même durant un épisode de canicule à Clermont-Ferrand, la climatisation devient vite un must. La chaleur excessive, en plus d’assoupir, offre un environnement désagréable générateur de mauvaise humeur qui ne pourra que nuire à la qualité de votre formation. Le mobilier est-il confortable, la décoration stimule-t-elle le travail ? Difficile de se concentrer avec le dos cassé en 2 par une mauvaise chaise ou dans un environnement rappelant les années 60.

3. L’accessibilité est-elle adéquate ?

Bien entendu, lorsque vous louez une salle de formation vous avez un budget à respecter. Mais avant de vous jeter sur la première offre extrêmement économique, penchez-vous sur l’accessibilité des lieux. Les arrêts de transport en commun à proximité permettent-ils de s’y rendre sans que cela se mue en véritable parcours du combattant ? Pour ceux qui se déplacent en voiture, le parking est-il assuré ? N’hésitez pas à demander aux participants de la formation leur mode de déplacement afin de privilégier les moyens de transport les plus usités. Dans les grandes villes comme Paris ou Lyon, choisir votre location de salle de formation à proximité d’une station de métro est sans aucun doute une excellente idée. Si les participants ont passé 2-3 heures à rejoindre le lieu que vous avez choisi, vous les mettrez dans des conditions tout sauf positives, ce qui risque de se ressentir sur la qualité de l’apprentissage. Et tout ça pour économiser quelques dizaines d’euros : cela en vaut-il vraiment la chandelle ?

4. Comment se dérouleront les pauses déjeuners et indispensables breaks ?

Le but d’une formation est d’acquérir de nouvelles connaissances, certes. Mais n’oubliez pas, lorsqu’il s’agit d’une formation d’un jour ou de plusieurs jours, que les participants devront prendre des breaks ainsi que déjeuner. Existe-t-il des possibilités de restauration dans les environs immédiats ? Le prestataire propose-t-il un service traiteur pour assurer les repas des participants sur place si les lieux sont isolés ? Sur le pas de la porte de votre location de salle de formation, aurez-vous accès à un espace détente, à une fontaine à eau ainsi qu’à une machine à café ? Les pauses peuvent bien entendu avoir lieu dans la salle de formation, mais vous reconnaîtrez qu’il est plus facile de se changer les idées et de se rafraîchir l’esprit en changeant de lieu. Certaines salles de formation offrent même accès à un petit jardin privatif !

5. Bénéficierai-je d’aide et de support en cas de souci technique ?

Conformément à la question numéro 1, vous avez déterminé que le matériel offert par la location de salle de formation qui vous intéresse est adéquat pour organiser votre événement. Mais que se passera-t-il si le vidéoprojecteur fait des siennes le jour J ? Si vous perdez votre connexion Internet ou qu’un PC ne fonctionne plus ? Avoir un régisseur sur place permettra de faire face dans les meilleurs délais à tout souci technique. Organiser une formation représente un budget conséquent, vous ne pourrez pas vous permettre d’attendre une heure ou plus l’arrivée du support pour régler vos soucis techniques.

6. La salle de formation dispose-t-elle de la superficie idéale ?

Bien entendu, votre salle de formation devra être suffisamment spacieuse pour accueillir tous les participants et éviter qu’ils aient l’impression d’être serrés comme dans une boîte à sardines ou d’être en compétition avec leurs voisins pour l’oxygène… Par contre, on perd parfois de vue qu’une salle de formation trop grande peut être aussi inconfortable qu’une salle trop petite. Vous tacherez donc de choisir une salle de formation dont les dimensions sont idéales en fonction du nombre de participants, à savoir assez grande pour ne pas être les uns sur les autres, mais assez petite pour faciliter la communication et offrir une ambiance conviviale.

7. Quels sont les risques de distraction ?

Le but d’une formation est évidemment de faire acquérir de nouvelles compétences à votre personnel pour qu’il soit plus efficace et productif au travail. Par définition, une formation concerne l’assimilation de nouvelles informations, un effort qui va requérir toute l’attention des participants. Pour votre location de salle de formation, vous éviterez donc les lieux susceptibles de générer des distractions, par exemple de grandes fenêtres ou baies vitrées donnant sur un va-et-vient constant.

 

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