On distingue deux types de réunion. Les réunions dites formelles que nous connaissons bien (comprenez les traditionnelles réunions de travail) et les réunions dites informelles. Si l’utilité des réunions formelles n’est plus à débattre, il faut savoir que les réunions informelles jouent également un rôle important dans la vie de votre entreprise et pour cause, elles favorisent la cohésion au sein de votre équipe et renforcent le sentiment d’appartenance à l’entreprise. Nous vous disons tout de suite comment organiser une réunion informelle efficace.
Qu’est-ce qu’une réunion informelle ?
Comme vous pouvez l’imaginer, les réunions informelles n’ont généralement pas lieu dans une salle de réunion. Le plus souvent, elles se tiennent dans la salle de pause de l’entreprise, dans le couloir devant la machine à café ou encore en dehors de l’entreprise après les heures de travail (par exemple dans un café ou dans un bar).
Les réunions informelles autour d’une tasse de café ou d’un verre sont l’occasion pour les salariés de discuter et d’échanger leurs idées, de brainstormer comme on dit, dans une ambiance décontractée (d’ailleurs, des études ont démontré que 80 % des idées émergent des réunions informelles). Mais il ne faut pas croire que les réunions informelles n’ont pour unique but de « parler travail ».
Les réunions informelles sont également l’occasion de partager ses opinions sur un sujet intéressant ou plus simplement l’occasion de parler de sa vie privée : selon un sondage réalisé par Privateaser en 2015, 58 % des salariés estiment que les réunions informelles constituent la meilleure occasion pour faire connaissance avec leurs collègues.
Dans tous les cas, les réunions informelles font bel et bien partie de la vie d’entreprise et participent au bien-être des travailleurs. C’est pourquoi il est nécessaire d’en organiser de temps à autre.
Qui dit réunion informelle dit cadre informel
Les réunions informelles peuvent être organisées n’importe où, pourvu que l’endroit soit convivial, que l’on puisse s’y installer confortablement et qu’il y ait suffisamment d’espace pour accueillir tous les participants. Et bien que les réunions informelles aient lieu dans un cadre informel, il convient de choisir un lieu où l’on peut discuter en groupe. Aussi, choisissez un lieu atypique où vous pouvez former un cercle, par exemple en vous rassemblant autour d’une grande table (ou de plusieurs tables jointes).
Étant donné que le but des réunions informelles est avant tout de discuter, il est également primordial de choisir un endroit où l’on puisse s’entendre. Exit donc les endroits où il y a trop de bruit (par exemple de la musique trop forte ou des bruits de vaisselle incessants) et où l’on est contraint d’élever la voix pour se faire entendre des autres.
Si la réunion informelle n’a pas lieu dans les locaux de l’entreprise, elle doit impérativement se dérouler à proximité des bureaux et être facilement accessible (l’idéal étant que vos collaborateurs puissent s’y rendre à pied). Autrement, cela engendrera une fatigue supplémentaire et la réunion informelle sera alors perçue comme une corvée.
Choisissez une date et un horaire adaptés
Ce n’est pas parce qu’une réunion est informelle qu’elle peut être organisée à l’improviste. Aussi, il est important de choisir une date qui convienne à tout le monde (le mieux est de planifier la réunion informelle plusieurs semaines à l’avance pour être certain que tout le monde soit présent).
Comme vous le savez, la réunion informelle a lieu en semaine en dehors des heures de bureau. Généralement après le travail (on parle alors d’afterworks). Qui plus est, elle est généralement courte puisqu’elle dure en moyenne 1 h 30. En effet, il faut garder à l’esprit que le principal objectif de la réunion informelle est de se détendre et de passer du bon temps avec ses collègues… avant de prendre le chemin du retour à la maison.
Toutefois, il est possible d’organiser une réunion informelle le week-end. Ce cas de figure se présente notamment lorsque l’on souhaite organiser un événement Team Building, autrement dit une activité ludique qui peut être sportive, artistique ou encore culturelle (vous n’imaginez pas que vos collaborateurs vont booker leur agenda du samedi pour échanger quelques verres !). Là encore, il est fortement recommandé de prévenir les participants deux ou trois semaines à l’avance pour s’assurer que tout le monde est disponible.
Évitez les réunions informelles à « gros budget »
Des études ont démontré que les salariés dépensent moins lors de soirées entre collègues, comparé aux soirées entre amis, le budget moyen s’élevant à 22 euros contre 30 euros par personne (source : Privateaser). Il en est de même pour les réunions informelles. Alors pour motiver vos collaborateurs, évitez de réserver des tables dans un endroit « hype », à moins d’avoir reçu l’approbation de ces derniers.
Par ailleurs, si vous organisez une réunion informelle dans un endroit que vos collaborateurs n’ont pas l’habitude de fréquenter, pensez à les renseigner sur le budget à prévoir. Vous leur rendrez un énorme service en leur évitant de se retrouver dans une situation embarrassante.
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